Certains d’entre vous ont déjà été informés du virage du Registraire des entreprises du Québec qui entrera en vigueur le 31 mars prochain.
En effet, avec l’objectif d’améliorer la transparence des entreprises et notamment pour la protection du public, il sera désormais requis de fournir une pièce d’identité pour chacun des administrateurs actifs du syndicat et pour tout nouvel administrateur.
Pièce d’identité
La pièce d’identification à fournir devra remplir certains critères :
- Elle doit être émise par un gouvernement
- Elle doit comprendre le nom, le prénom et la date de naissance de l’administrateur
- Elle doit être lisible pour être acceptée
- La photo n’est pas requise
Documents acceptés
Les pièces d’identité acceptées seront les suivantes :
- Passeport
- Permis de conduire
- Carte d’assurance maladie
- Carte de résident du permanent du Canada
- Carte d’immigration délivrée par le gouvernement du Canada
- Pièces d’identité officielles des militaires, policiers ou diplomates du Canada
- Certificat sécurisé de statut d’indien
- Certificat de naissance du Québec
Entrée en vigueur de l’obligation
Cette nouvelle obligation entre en vigueur le 31 mars 2023. À compter de cette date, il sera obligatoire de fournir cette information pour tout nouvel administrateur lors d’une déclaration de mise à jour courante.
Autrement, les syndicats devront se mettre à jour au moment de faire leur déclaration de mise à jour annuelle au REQ.
Nous vous rappelons que les périodes de production des déclarations annuelles au REQ sont les suivantes :
- Entreprises jumelées1 à Revenus Québec: Dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice financier
- Entreprises non jumelées : Entre le 15 mai et le 15 novembre de chaque année
Note1 : Les entreprises jumelées sont celles qui produisent leur déclaration annuelle au REQ à même leur déclaration de revenus provinciale.
Particularité pour les entreprises jumelées et la déclaration de revenus provinciale (particularités pour les impôts)
En raison de cette nouvelle obligation et jusqu’à ce que le syndicat s’y soit conformé, il ne sera pas possible de procéder à la déclaration annuelle au REQ à même la déclaration de revenus provinciale.
Ainsi, veuillez vous assurer de cocher NON à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17).
Vous devrez ainsi prévoir faire la déclaration annuelle au REQ en utilisant le NEQ et le clicSéqur Express. C’est également à ce moment que vous devrez payer les droits d’immatriculation annuelle de la copropriété.
Pour le paiement, il est conseillé de procéder par carte de crédit puisque le REQ se réserve le droit de refuser toute déclaration annuelle dont les droits n’auront pas été acquittés dans les 10 jours du dépôt de cette déclaration. Ce délai est évidemment très court quand on pense que les chèques de syndicat doivent normalement être signés par deux membres avant d’être transmis aux fournisseurs, sans parler des délais postaux.
Sécuriser les informations personnelles des administrateurs
Le gestionnaire possédant un bon nombre d’informations personnelles sur ses clients, administrateurs et copropriétaires, ce n’est qu’une de plus qu’il devra gérer et surtout sécuriser.
Nous vous rappelons ainsi qu’il est nécessaire d’être prudents et de prendre toutes les mesures de sécurité requises pour protéger les copies de pièces d’identité que vous recevrez. Nous vous suggérons également de les détruire une fois qu’elles auront été soumises au REQ et que vous aurez la confirmation du REQ qu’elles ont été acceptées et traitées.
Et l’administrateur du bien d’autrui ?
Cette nouvelle obligation ne vise que les administrateurs, ainsi, l’administrateur du bien d’autrui, voir le gestionnaire, n’aura pas à fournir une telle pièce d’identité.
Comment fournir les pièces d’identité
Voilà une question à laquelle nous ne pouvons pas répondre pour le moment puisque les outils du REQ à cet effet ne semblent toujours pas accessibles.
Samanta Pilon-Langlois
SolutionCondo
Membre AQGC depuis 2019