Les assemblées virtuelles, une nouvelle réalité qui est là pour rester !

Dans les prochaines semaines, plusieurs syndicats de copropriétés tiendront leurs assemblées annuelles générales. À titre de gestionnaires notre rôle et/ou nos responsabilités lors de ces importants rendez-vous annuels sont variables selon les besoins établis par le Conseil d’administration. Dans tous les cas, l’assemblée annuelle représente pour la majorité des copropriétaires le seul contact avec le gestionnaire. Ainsi, il ne faut pas négliger l’importance d’une bonne préparation et du bon déroulement de votre assemblée afin de mettre en confiance les copropriétaires. Comme vous le savez, au cours de l’année nous ne ménageons aucun effort afin d’assurer une saine gestion de nos immeubles sous gestion. L’assemblée annuelle est en quelque sorte notre bulletin de fin d’année, c’est donc le moment de mettre nos plus belles chemises et d’être bien préparés !

Les deux dernières années sous l’ère COVID-19, nous aurons permis de revoir nos pratiques d’affaires. Pour beaucoup d’entre nous, les assemblées virtuelles ont représenté un défi important, mais somme toute, une agréable surprise qui constitue un avancement dans notre milieu. Effectivement, l’obtention du quorum est l’un des plus grands défis pour la tenue des assemblées. Avec l’arrivée des assemblées virtuelles, les taux de présence ont grimpé ; fini l’obtention artificielle d’un quorum par l’entremise de procurations. Les copropriétaires, qui sont pour la plupart des professionnels avec des familles, ont désormais la flexibilité d’assister depuis leur domicile.  Ceci a pour bénéfice que tous peuvent être tenus informés des actualités de leur immeuble (nouveau budget, nouveaux règlements, travaux à venir et bien plus!).

Voici 3 astuces pour la réussite de votre assemblée annuelle :

  1. Testez votre matériel avant la rencontre : Les deux dernières années, nous aurons tous permis de se familiariser avec les outils de diffusion virtuelle. Malgré tout, nous sommes toujours à la merci de ces équipements technologiques qui peuvent au mauvais moment nous donner bien des mots de têtes ! Ainsi, assurez-vous avant la rencontre que vous et tous les intervenants de l’assemblée (président, membres du CA, présentateurs invités …) êtes familiers avec l’outil qui sera utilisé lors de la rencontre. N’hésitez pas à prévoir du support de votre équipe technique si nécessaire.
  1. Lecture de la déclaration de copropriété : Avant la tenue de votre assemblée, faites une lecture des articles de la déclaration de copropriété du syndicat qui ont un impact sur le déroulement de l’assemblée et faites-vous un résumé (nombre d’administrateurs, élection des administrateurs, résolutions à adopter lors de l’assemblée …). Bien que vous ne soyez peut-être pas à votre première assemblée, chaque syndicat a ces propres particularités et ce résumé vous évitera des recherches ardues en pleine assemblée.
  1. S’informer des actualités du syndicat : La gestion de copropriétés est un travail d’équipe qui nécessite la collaboration de plusieurs afin d’établir une prestation de services complète. Par contre, ce n’est pas toute l’équipe qui sera présente lors de l’assemblée. Ainsi, avant la tenue de la rencontre planifier un court échange avec vos collègues afin d’être informés des situations tant au niveau opérationnel qu’administratif. Ceci évitera l’élément de surprise qui pourrait être de la partie suite à l’intervention d’un ou de copropriétaire(s). N’oubliez pas, l’assemblée n’est pas le forum pour les copropriétaires d’adresser les problèmes d’ordre privatif. Par contre, être informés à priori vous permettra de reconnaitre les faits et d’inviter le(s) copropriétaire(s) à un échange suite à l’assemblée.

Bonnes assemblées !

Par Émilie Aubé, VP Finance et administration
Sentinel Gestion Immobilière

L'Équipe Sentinel en pleine action!
L’Équipe Sentinel en pleine action!

Lors de notre dernière formation le 8 février 2022, animée par Me Marie-Cécile Bodéus, avocate associée, DJC Legal, nous avons pu aborder le sujet de la présidence d’assemblée. Ainsi, nous avons rédigé un aide-mémoire pour les gestionnaires qui pourra les diriger de la préparation à la rédaction du procès-verbal de leurs assemblées générales: Cliquer ici pour consulter ce document

Il est aussi possible de consulter les trousses à outils disponible sur le site internet de DJC Legal en cliquant ici.