Catégorie : Meilleures pratiques en gestion de copropriétés

La professionnalisation du métier de gestionnaire de copropriétés

La professionnalisation du métier de gestionnaire de copropriétés

Avec la pénurie de main-d’œuvre qui touche toutes les industries au pays, il est de plus en plus important d’assurer l’attractivité d’une profession afin d’être en mesure d’y attirer de la relève.  Le métier de gestionnaire de copropriétés n’y échappe pas, car comme partout, il y a pénurie de professionnels dans ce domaine. Est-ce qu’une professionnalisation pourrait nous aider à améliorer le fonctionnement de cette industrie, tant pour les employés qui y travaillent que pour les clients qui reçoivent les services des firmes de gestion ?  C’est une excellente question !

Le Gouvernement avait dit, sans s’y engager formellement, envisager d’encadrer cette profession lors des discussions sur le projet de loi 16 au printemps 2019.  Est-ce que cela pourrait faire partie d’un engagement électoral…à suivre !  Par contre, pour aider les parlementaires à se faire une idée de la position des gestionnaires de copropriété sur la question, l’Association Québécoise des Gestionnaires de Copropriétés (AQGC) a fait un sondage auprès des gestionnaires de copropriétés et a alimenté la discussion une fois au sein de ses membres et une seconde fois en invitant tous les gestionnaires du Québec.  L’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Adm.A) et l’Organisme d’autoréglementation et de courtage du Québec (OACIQ) ont également été rencontrés par l’AQGC pour comprendre leurs positions et intérêts face à cette éventuelle professionnalisation et ce qu’ils pourraient apporter aux futurs adhérents.

Dans cette mouvance, CondoLégal a proposé d’offrir son micro pour tenir une webradio sur le sujet le 16 juin prochain à 19h avec des gestionnaires de copropriétés membres de l’AQGC. Pour y assister en direct, dirigez-vous sur le Facebook de CondoLegalNous pourrons donc vous entretenir sur les conclusions de nos différents échanges.

Pour mettre la table sur la question : pourquoi la professionnalisation ?

Il pourrait paraître contre-intuitif d’envisager d’encadrer un métier pour y attirer des professionnels, alors qu’il y a déjà une pénurie de gestionnaires.  Étonnamment, c’est probablement la seule solution, car nous sommes ici dans une situation de la poule ou l’œuf. Si on n’encadre pas, on complique la vie des compagnies qui veulent bien faire les choses.

En effet, comme partout au Canada, la gestion de copropriété est un domaine très fragmenté et formé de plusieurs petites compagnies, car il y a peu de barrières à l’entrée.  Cela a cependant pour conséquence que certains gestionnaires connaissant à peine le métier peuvent monter un site web et ouvrir boutique le lendemain.  Ils auront alors la même offre de services que toutes les autres compagnies, mais la question qui persistent : livreront-ils vraiment les services promis ?  Souvent, pour obtenir des contrats, le premier réflexe sera de couper dans les prix, ne comprenant pas complètement la portée du travail qui doit être réalisé par le gestionnaire, ce qui empêchera la compagnie d’embaucher les personnes requises (en nombre et en compétence) pour faire le travail attendu.  

« Livrer les services » ne veut pas dire satisfaire tout le monde (c’est impossible lorsqu’on applique une déclaration de copropriété et qu’on travaille avec le public) et dire oui à toutes les demandes des conseils d’administration et des copropriétaires dès qu’elles sont formulées (le temps manquera assurément).  C’est d’emblée une erreur que font beaucoup de nouveaux gestionnaires et qui malheureusement va souvent les mener vers l’épuisement professionnel et ensuite à quitter l’industrie.  Une industrie de fou qu’ils diront !  Pour réussir à « livrer les services », cela vient avec un important rôle de gestion des attentes afin de prioriser les dossiers (urgent-vs- important) et d’être en mesure d’accomplir ce qui est essentiel pour l’immeuble et sa collectivité, et ce, à l’intérieur d’un temps restreint (dicté par le contrat de gestion) et des ressources mises à disposition du gestionnaire (conciergerie, intendant, etc.).  C’est là que ça devient souvent difficile, car au-delà des compétences, le temps à dédier à un immeuble est souvent extrêmement limité, car les honoraires de gestion au Québec sont plus bas que partout au pays (spécifiquement en copropriété) et la moitié de celles pratiquées en gestion immobilière locative (et on ne parle pas du commercial).  Il y a donc un défi d’efficacité propre à la gestion de copropriété que plusieurs personnes ne réalisent pas toujours, d’autant plus que le cadre juridique y est le plus complexe que tout autre secteur de l’immobilier.

C’est là qu’il devient donc important d’alimenter la réflexion entre les professionnels, car il faut notamment clarifier : 

  • Le rôle d’un gestionnaire (-vs- le concierge, l’intendant et les autres professionnels)
  • La portée d’un contrat de gestion type auquel peut s’attendre le client 
  • Les pratiques à proscrire pour respecter un cadre déontologique et maintenir notre intégrité
  • Etc.

Pour pratiquer dans cette industrie depuis 12 ans, c’est une belle industrie, une industrie passionnante ! 

Toutefois, comme gestionnaire de copropriétés, il faut savoir mettre ses limites afin d’être en mesure de « livrer les services », trouver un équilibre professionnel et ainsi protéger le public.  C’est d’ailleurs dans le but d’alimenter cette réflexion que l’AQGC est née fin 2019.  En effet, avec un nombre de lois grandissantes (et donc une charge de travail conséquente), les gestionnaires avaient besoin de trouver des solutions pour gagner en efficacité afin d’être en mesure de « livrer les services ».  Tous les gestionnaires de copropriétés qui participent à cette association et que j’ai eu la chance de rencontrer veulent bien faire les choses et livrer les services promis.  Ils voient chaque jour les bénéfices de ces discussions formelles et informelles que nous entretenons entre confrères et consœurs de métier pour amener des meilleures pratiques ainsi que les bénéfices de plus de formation adaptée à leurs besoins.   Ces échanges, ils sont précieux, car ils nous aident à nous améliorer pour travailler mieux chaque jour, et ce, dans l’intérêt de nos clients et… de notre crédibilité comme gestionnaire de copropriétés.

La suite de cette démarche est donc naturellement l’encadrement par un Ordre professionnel afin de faire reconnaître la crédibilité des gestionnaires qui veulent bien faire les choses.  Évidemment, les gestionnaires qui se disent professionnels n’auront aucune objection à respecter un code de déontologie, lequel est impératif à la participation à tout ordre professionnel.  Toutefois, aucune association ne saurait se substituer à un syndic pour mettre en force un tel cadre de pratique.  C’est donc là que l’Ordre professionnel devient indispensable !  C’est la seule façon de forcer les gens à bien faire les choses pour « livrer les services » et à ce que les entreprises mettent en œuvre un cadre opérationnel pour arriver à le faire.

En conclusion :

Être gestionnaire de copropriété, ce n’est pas de tout repos et j’ai vu plusieurs personnes lancer la serviette au fil des années, malgré leur passion pour l’immobilier, leur énergie et leur talent. Il faut donc améliorer le contexte pour les gestionnaires qui pratiquent fièrement ce métier pour les aider à intéresser d’autres gens de qualité à se joindre à eux et assurer la rétention de ceux-ci à long terme. 

Actuellement, avec les nouvelles lois et règlements (et certains ne sont même pas en vigueur) et la charge de travail qui augmente, le moment est crucial de bouger avec la professionnalisation avant que d’autres gens talentueux, qui veulent bien faire les choses, ne lancent également la serviette.  Profitons de la vigueur des entreprises qui œuvre en gestion de copropriété pour les aider à réussir.  Aidons-les à assumer avec confiance le rôle qui vient avec une tâche de gestionnaire de copropriété (eh oui, nous sommes les DG de plusieurs microsociétés qui doivent rendre des comptes à des conseils d’administration) en rassurant les clients sur leur compétences et leur intégrité.

La gestion de copropriété est une profession jeune et donnons-lui la chance de grandir avant qu’elle ne se meure.

Au plaisir d’en rejaser avec mes confrères et consœurs de profession, Valéry Couture et Guillaume Bernier, tous les deux également membres de l’AQGC ainsi qu’avec Me Joli-Coeur qui apportera un éclairage juridique sur cet enjeu important, lui aussi étant favorable depuis nombreuses années à cet encadrement.  C’est donc un rendez-vous le 16 juin prochain en mode Webradio.

Élise Beauchesne
Gestionnaire de copropriétés
SolutionCondo

Cliquez ici pour consulter les résultats du sondage concernant la professionnalisation du métier de gestionnaire de copropriétés.

Travaux et entretiens à effectuer au printemps

Travaux et entretiens à effectuer au printemps

Le printemps est souvent identifié comme une période de grand ménage et de transition vers l’été. Avec l’arrivée des températures plus chaudes, c’est le moment idéal pour faire une visite des bâtiments afin d’établir la liste des travaux à effectuer, en plus de vérifier les composantes suite à l’hivernisation. Étant reconnus pour ses conditions météorologiques difficiles, le Québec et ses facteurs environnementaux ont de réels impacts sur les matériaux des bâtiments. C’est pour cette raison qu’il est important, voir essentiel de faire la vérification de certains éléments. 

Afin de bien structurer la liste des travaux à effectuer et pour assurer l’observation de toutes les composantes importantes, voici trois catégories établies qui regroupent les éléments suivants : l’effet du climat saisonnier, la maintenance et les contrats d’entretien. Chacune de ces catégories vise une forme d’entretien différente du bâtiment.

Comme mentionné plus haut, la grande variation de température que nous subissons chaque année met les matériaux à rude épreuve. Ces derniers doivent alors être mis à l’étude plus fréquemment. Le printemps est donc le meilleur temps pour vérifier les valves et les vitres, à savoir la condensation dans celles-ci, d’un immeuble pour savoir si des pièces ou des matériaux se sont détériorés au cours de l’hiver. En plus de l’ouverture des systèmes d’irrigation et des valves de robinets extérieurs en vue de la saison estivale. Le système d’irrigation étant plus susceptible d’être endommagé à cause de la neige, la vérification des têtes de gicleur est alors importante.

La deuxième catégorie est la maintenance ou autrement dit le gros ménage du printemps.  Comme mentionné plus haut, le froid est éprouvant pour les matériaux, mais il apporte aussi beaucoup de saleté dans les immeubles. Le nettoyage du tapis dans l’entrée, du stationnement intérieur et extérieur, des gouttières en plus des portes et fenêtres est un incontournable à l’approche du beau temps. Les roches dans le stationnement intérieur et extérieur, ainsi que dans l’entrée doivent être balayées. Les portes et fenêtres doivent être lavées pour profiter au maximum du soleil d’été et vérifier l’état des scellants. Le nettoyage est essentiel pour éviter des blocages et de possibles infiltrations d’eau. C’est également le temps idéal pour observer l’état du pavé de béton et en asphalte pour les fissures et les lignes de stationnement. En plus de faire le nettoyage des drains de garage et des puisards pour assurer une bonne évacuation des eaux.

Notez qu’il est possible de consulter, sur le site internet de la Société d’habitation du Québec, un calendrier d’entretien préventif qui propose une séquence de vérification pour vous soutenir dans ces inspections. Cliquez ici pour voir le calendrier d’entretien préventif.

De plus, sur ce même site, vous trouverez un croquis des équipements que vous pourriez retrouver dans vos immeubles : cliquez ici pour voir le document.

Finalement, pour assurer une saison estivale bien ordonnée, il faut planifier les contrats d’entretien nécessaire afin d’assurer la pérennité de l’immeuble. Les contrats à fixer sont pour le paysagement, l’entretien de la piscine, les appareils de ventilation et de climatisation. Ces contrats servent également à agir en amont et peuvent éviter des bris d’équipement dispendieux et/ou non disponible dans la haute saison.

Assurer un bon suivi des composantes de l’immeuble et planifier les contrats d’entretien demande beaucoup d’organisation et de coordination par le gestionnaire. En établissant un calendrier similaire au carnet d’entretien en ayant les tâches à effectuer selon des catégories distinctes comme proposées plus haut, la majorité du travail du gestionnaire devient seulement de l’assiduité et de la constance. Comme le principe de Pareto l’indique, établir des outils de travail tel que celui-ci rendra le travail du gestionnaire beaucoup plus efficace et efficient.   

 

Émie Mailhot 
Gestionnaire immobilière  
Condo Stratégis

Nouvelles obligations règlementaires pour les Syndicats de copropriété

Nouvelles obligations règlementaires pour les Syndicats de copropriété

La Ville de Montréal a récemment adopté un règlement afin de récolter des données sur les émissions de gaz à effet de serre générées par la consommation énergétique des grands bâtiments. Cette étude vise à mieux évaluer et comparer cette consommation pour ensuite développer des mesures visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre. L’application de la règlementation sera faite progressivement selon superficie et le nombre de logements des édifices. Ainsi, nous pouvons lire :

  • qu’à partir du 1er janvier 2022, les bâtiments d’une superficie de plancher de 15 000 m2 et plus qui ne comporte pas exclusivement des logements ainsi que ceux de 2 000 m2 et plus appartenant à la Ville de Montréal seront assujettis au règlement;
  • qu’à partir du 1er janvier 2023, les bâtiments d’une superficie de plancher de 5 000 m2 (environ 54 000 pi2) ou ceux comprenant 50 logements et plus seront assujettis au règlement;
  • qu’à partir du 1er janvier 2024, les bâtiments d’une superficie de plancher de 2 000 m2 (environ 21 500 pi2) ainsi que ceux comprenant 25 logements et plus seront assujettis au règlement en plus des bâtiments déterminés par ordonnance du comité exécutif.


QUELLES SERONT LES OBLIGATIONS ?

Le propriétaire ou la personne morale (par exemple, un Syndicat de copropriété) devra divulguer à l’autorité compétente les renseignements demandés tels que ses coordonnées, son adresse civique, l’année de construction de l’immeuble, la superficie de plancher, le nombre de logements, s’il s’agit d’un bâtiment résidentiel ou à usage mixte, les sources d’énergie consommée ainsi que leurs quantités et si applicable les coûts de consommation et de livraison.  L’ensemble de ces informations devront être transmises au plus tard le 30 juin de chaque année pour la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année précédente.


LA COTE DE PERFORMANCE

Selon les renseignements divulgués, l’autorité compétente fera l’attribution annuellement d’une cote de performance des émissions de gaz à effet de serre pour chaque immeuble assujetti aux nouvelles mesures législatives. Une fois la cote déterminée, le propriétaire ou la personne morale (Syndicat de copropriété) devra afficher cette dernière dans les trente (30) jours suivant la réception de la cote de performance. De plus, la Ville de Montréal inscrira sur son site Internet l’adresse du bâtiment ainsi que la cote attribuée à l’immeuble. Sur demande, il est possible que des pièces justificatives soient exigées afin de valider les informations fournies. Il sera important de conserver tous les documents permettant de confirmer un renseignement sur la consommation énergétique du bâtiment pour une période de cinq (5) ans suivant la déclaration.


LES CONSÉQUENCES AUX CONTREVENANTS

Tout manquement au règlement peut entraîner des pénalités allant de 500$ à 2000$ pour une personne physique alors que les coûts sont le double pour une personne morale, soit de 1000$ à 4000$ selon le nombre d’infractions émis.


L’APPLICATION DE CES NOUVELLES MESURES POUR LES SYNDICATS DE COPROPRIÉTÉ

À l’annonce de ces nouvelles mesures, nous avons communiqué avec la Ville de Montréal afin d’obtenir plus d’informations sur les obligations du Syndicat et les renseignements à transmettre, car il faut s’avouer que de récolter l’indice de consommation de chacune des unités sera une tâche laborieuse pour l’administration de l’immeuble principalement lorsque les compteurs électriques sont situés dans chacune des unités d’habitation et non dans une salle électrique commune.

La Ville nous informe qu’elle travaille étroitement avec les principaux fournisseurs d’énergie (Hydro-Québec et Énergir) afin de développer une méthode de transmission des informations simple et sans enjeu de confidentialité. L’outil Energy Star Portfolio Manager devrait être disponible au courant des prochains mois et permettrait de transmettre automatiquement les données énergétiques au propriétaire, c’est-à-dire le Syndicat de copropriété.

Plusieurs webinaires et leurs enregistrements ainsi que des guides seront disponibles en ligne au courant des prochaines semaines.


LE MOT DE LA FIN

Les lois changent constamment et il est important de rester informés pour se conformer continuellement aux nouvelles règles en vigueur. Il peut être difficile pour les administrateurs d’adopter ce rôle et le gestionnaire est là pour vous aider à rester à l’affût des nouveautés et pour réaliser les différentes tâches législatives du Syndicat.

Par Valérie Vincent
Gestionnaire de Syndicats de copropriété
Gestion VSP

Proposez-vous une contribution au fonds de prévoyance suffisante?

Proposez-vous une contribution au fonds de prévoyance suffisante?

Les budgets de Syndicat de copropriétés augmentent constamment et pour diverses raisons, que ce soit pour des travaux d’embellissements, l’augmentation de la prime d’assurance, un nouveau contrat d’entretien ménager ou des travaux à la suite d’un sinistre. Malheureusement, le fonds de prévoyance est trop souvent le mal aimé des copropriétaires. Bien qu’il soit indispensable lors des travaux majeurs dans les immeubles ou lors des remplacements des parties communes arrivées à leur fin de vie, plusieurs conseils d’administration désirent baisser la contribution aux fonds de prévoyance pour limiter la hausse des frais de condo. Cette pratique expose les copropriétaires actuels et futurs à d’importantes augmentations des frais annuels et cotisations spéciales pour couvrir les manques à gagner.

Vous trouverez ci-dessous (version française et anglaise), le document de recherche de l’Institut canadien des actuaires (ICA) rédigé par Jean-Sébastien Côté, FICA et Jon Juffs, C.E.T., LCCI, sur la pérennité des infrastructures – fonds de prévoyance et gestion des risques pour les copropriétés au Canada.

Ce rapport fournit un aperçu unique et précieux de la situation en utilisant les compétences de projection financière à long terme des actuaires. De plus, il est démontré que la gestion de ces risques avec des techniques et des outils actuariels renforcerait l’industrie de la copropriété, profiterait aux acheteurs de copropriétés et aiderait les législateurs dans cette industrie qui vaut plusieurs milliards de dollars.

Ainsi, vous pourrez constater que la présente étude a pour but :

  • D’explorer la situation actuelle en ce qui concerne l’utilisation des fonds de prévoyance des immeubles en copropriété au Canada;
  • De recenser et d’examiner les documents disponibles sur les fonds de prévoyance et de comparer les lois et règlements en vigueur au Canada;
  • De déceler les problèmes auxquels fait face le secteur de la copropriété;
  • De créer un modèle de fonds de prévoyance qui permettra aux syndicats de copropriétaires d’évaluer le taux de capitalisation et la probabilité de déficit de syndicats des copropriétaires;
  • De recommander des améliorations pour la viabilité à long terme, l’entretien des infrastructures en copropriété et les mécanismes de financement.

D’ailleurs, les principales constatations de cette nouvelle recherche montrent que :

  • De nombreux syndicats de copropriété à travers le Canada perçoivent des contributions insuffisantes ou détiennent des fonds insuffisants pour les réparations et les remplacements des parties communes en copropriété.
  • La capacité d’économiser de l’argent d’une façon abordable pour les travaux de remplacement et les réparations majeures des parties communes est devenue un enjeu clé de gouvernance.
  • Le report des contributions des propriétaires actuels à la prochaine génération d’acheteurs créera des iniquités intergénérationnelles et une fausse surévaluation de la valeur marchande des copropriétés.
  • Des mesures et des solutions potentielles sont disponibles pour résoudre ce problème et les conseils d’administration des copropriétés devraient les prendre en considération.

Ce rapport peut facilement outiller les gestionnaires de copropriétés pour justifier leurs propositions d’augmentation du fonds de prévoyance au budget annuel des Syndicats et d’appuyer les conseils d’administration lors des assemblées générales annuelles.

 

– Association Québécoise des Gestionnaires de Copropriétés

Les assemblées virtuelles, une nouvelle réalité qui est là pour rester !

Les assemblées virtuelles, une nouvelle réalité qui est là pour rester !

Dans les prochaines semaines, plusieurs syndicats de copropriétés tiendront leurs assemblées annuelles générales. À titre de gestionnaires notre rôle et/ou nos responsabilités lors de ces importants rendez-vous annuels sont variables selon les besoins établis par le Conseil d’administration. Dans tous les cas, l’assemblée annuelle représente pour la majorité des copropriétaires le seul contact avec le gestionnaire. Ainsi, il ne faut pas négliger l’importance d’une bonne préparation et du bon déroulement de votre assemblée afin de mettre en confiance les copropriétaires. Comme vous le savez, au cours de l’année nous ne ménageons aucun effort afin d’assurer une saine gestion de nos immeubles sous gestion. L’assemblée annuelle est en quelque sorte notre bulletin de fin d’année, c’est donc le moment de mettre nos plus belles chemises et d’être bien préparés !

Les deux dernières années sous l’ère COVID-19, nous aurons permis de revoir nos pratiques d’affaires. Pour beaucoup d’entre nous, les assemblées virtuelles ont représenté un défi important, mais somme toute, une agréable surprise qui constitue un avancement dans notre milieu. Effectivement, l’obtention du quorum est l’un des plus grands défis pour la tenue des assemblées. Avec l’arrivée des assemblées virtuelles, les taux de présence ont grimpé ; fini l’obtention artificielle d’un quorum par l’entremise de procurations. Les copropriétaires, qui sont pour la plupart des professionnels avec des familles, ont désormais la flexibilité d’assister depuis leur domicile.  Ceci a pour bénéfice que tous peuvent être tenus informés des actualités de leur immeuble (nouveau budget, nouveaux règlements, travaux à venir et bien plus!).

Voici 3 astuces pour la réussite de votre assemblée annuelle :

  1. Testez votre matériel avant la rencontre : Les deux dernières années, nous aurons tous permis de se familiariser avec les outils de diffusion virtuelle. Malgré tout, nous sommes toujours à la merci de ces équipements technologiques qui peuvent au mauvais moment nous donner bien des mots de têtes ! Ainsi, assurez-vous avant la rencontre que vous et tous les intervenants de l’assemblée (président, membres du CA, présentateurs invités …) êtes familiers avec l’outil qui sera utilisé lors de la rencontre. N’hésitez pas à prévoir du support de votre équipe technique si nécessaire.
  1. Lecture de la déclaration de copropriété : Avant la tenue de votre assemblée, faites une lecture des articles de la déclaration de copropriété du syndicat qui ont un impact sur le déroulement de l’assemblée et faites-vous un résumé (nombre d’administrateurs, élection des administrateurs, résolutions à adopter lors de l’assemblée …). Bien que vous ne soyez peut-être pas à votre première assemblée, chaque syndicat a ces propres particularités et ce résumé vous évitera des recherches ardues en pleine assemblée.
  1. S’informer des actualités du syndicat : La gestion de copropriétés est un travail d’équipe qui nécessite la collaboration de plusieurs afin d’établir une prestation de services complète. Par contre, ce n’est pas toute l’équipe qui sera présente lors de l’assemblée. Ainsi, avant la tenue de la rencontre planifier un court échange avec vos collègues afin d’être informés des situations tant au niveau opérationnel qu’administratif. Ceci évitera l’élément de surprise qui pourrait être de la partie suite à l’intervention d’un ou de copropriétaire(s). N’oubliez pas, l’assemblée n’est pas le forum pour les copropriétaires d’adresser les problèmes d’ordre privatif. Par contre, être informés à priori vous permettra de reconnaitre les faits et d’inviter le(s) copropriétaire(s) à un échange suite à l’assemblée.

Bonnes assemblées !

Par Émilie Aubé, VP Finance et administration
Sentinel Gestion Immobilière

L'Équipe Sentinel en pleine action!
L’Équipe Sentinel en pleine action!

Lors de notre dernière formation le 8 février 2022, animée par Me Marie-Cécile Bodéus, avocate associée, DJC Legal, nous avons pu aborder le sujet de la présidence d’assemblée. Ainsi, nous avons rédigé un aide-mémoire pour les gestionnaires qui pourra les diriger de la préparation à la rédaction du procès-verbal de leurs assemblées générales: Cliquer ici pour consulter ce document

Il est aussi possible de consulter les trousses à outils disponible sur le site internet de DJC Legal en cliquant ici.

Thème : Overlay par Kaira. Texte supplémentaire
Le Cap, Afrique du sud